Les temps passés, un système de gestion bien nommé.

Un cycle de 5 articles sur le sujet.

Aujourd’hui, la première question.

D’où vient le système de gestion via les temps passés ?

Il y a très longtemps, à une époque où la concurrence n’existait pas, il suffisait de faire tout ce que demandaient les clients, de compter les temps passés, puis d’envoyer sa note d’honoraires.

Les clients venaient volontiers « honorer le professionnel libéral de leur argent » !

Mais ça, c’était il y a très longtemps !

Il y a 20 ans, les pratiques de facturation ont évolué : les cabinets ont commencé à faire des budgets d’honoraires.

En bons gestionnaires, la plupart avaient prévu 20% à 30% de boni initial de façon à absorber les dépassements (demandes des clients, conseils, mauvaises évaluations de départ, non-respect des process par les clients… ou par les collaborateurs)

Le système des temps passés ne servait alors qu’à vérifier « qu’on était encore dans les clous ».

Une facture complémentaire était parfois envoyée en fin d’année aux clients qui avait dépassé le budget, et la plupart la payaient sans sourciller.

Les boni étaient alors bien plus nombreux que les malis : c’était l’apogée du système des temps passés et de la rentabilité des cabinets.

Mais ça, c’était avant l’arrivée de la concurrence

Depuis quelques années, les anciens clients – en boni – partent progressivement en retraite… et sont remplacés par de nouveaux clients auxquels il est difficile – concurrence oblige – de vendre un budget intégrant 20 à 30% de boni.

Il faut à présent vendre au juste prix, c’est-à-dire sans le boni, et délivrer une prestation correspondant au prix vendu, dans laquelle :

• La vente initiale est bien cadrée (volumes pris en charge, missions comprises ou pas, niveau de participation du client)
• Les missions complémentaires demandées par le client font l’objet d’une facturation systématique
• Les dérives d’organisation du client sont immédiatement recadrées, ou prises en charge dans le cadre d’une prestation supplémentaire
• Les process de production permettent de produire la mission, avec le niveau de qualité requis, mais plus vite
• Le management anticipe les causes de mali plutôt que de les constater après coup.

Et c’est là que le bât blesse…

Nous verrons pourquoi dans les prochains articles :

• Pourquoi le système de gestion via les temps passés est aujourd’hui dépassé, voire dangereux ? (2/5, 3/5, 4/5)
• Quelles alternatives pour gérer les cabinets ? (5/5).